Штампы, канцеляризмы и фразеологизмы в деловых документах

 
В деловой речи особенно актуальной проблема с штампов — готовых образцов для выражения мысли: вышеупомянутые, нижеподписавшиеся, принимая во внимание, остановиться на вопросе, доводить до сведения, взять за основу. Неуместное их использование приводит к бессодержательной фразе, к неконкретному содержанию. Не стоит переносить в устной речи клише письменной деловой речи, которые в документе есть логическими связями между частями.
 
Канцеляризмы — сложные, громоздкие слова и фразы. По форме они соответствуют нормам литературного языка, что затрудняет борьбу с ними:
  • В деле повышения квалификации на сегодняшний день мы имеем...
  • Имеет место наличие нарушения техники безопасности производства... 
  • Выполнить плановое задание по линии всех показателей... 
  • Предстоит разработать меры по устранению имеющихся недостатков...
  • Решили акцентировать внимание на внедрении новых форм организации труда...
  • Приступили к конкретной реализации намеченных планов...
Бессодержательной язык оказывает и чрезмерное употребление вводных слов, которые ничего не выражают в тексте: значит, итак, вообще, ну, так сказать, понимаете, буквально и др. Частое употребление "пустых слов" создает впечатление некомпетентности, нерешительности, низкой языковой культуры.
 
Чтобы ваше вещание было убедительным, живым, необходимо использовать фразеологизмы, допустимые в официально-деловом стиле. Вполне естественно будут приняты такие словосочетания, как: круглый стол, приложить усилия, внести лепту, войти в ритм (в роль) и другие. 
 
При подготовке текста документа следует соблюдать следующие правила:
1. Правильно и в определенной последовательности размещать реквизиты документа.
 
2. Текст излагать от третьего лица. Например:
  • Комиссия приняла...
  • Институт просит... 
  • Ректорат хлопочет...
От первого лица излагаются заявления, автобиографии, докладные и объяснительные записки, приказы.
 
3. Не употреблять образных выражений, эмоционально окрашенных слов и синтаксических конструкций.
 
4. Употреблять устойчивые (стандартизированные) сопряжения типа: в соответствии с, в связи с, согласно с целью, нужный для, в порядке.